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Monitorare le stampe

 

Introduzione

Per ridurre i costi di stampa e accedere ai nuovi servizi offerti del mondo printing, quali “Pay per use”, “Costo per click”, o similari, è indispensabile acquisire una approfondita conoscenza del proprio ambiente e delle modalità di stampa utilizzate dagli utenti. Una corretta valutazione di questi elementi permette lo studio, l’analisi ed il disegno dei nuovi processi di stampa e di workflow, e di conseguenza di individuare e ridurre le fonti di spreco.

Esigenza

Se l’obiettivo è la razionalizzazione del proprio parco stampanti o multifunzione, non sempre la soluzione è a portata di mano. Spesso ci si trova di fronte ad un parco installato eterogeneo, sia in termini di macchine che di tipologia di contratto. “Costo per click”, “Pay per use”, “Copie all inclusive”, sono solo alcune delle offerte disponibili sul mercato. Ognuna di esse può nascondere costi inattesi o tralasciare esigenze specifiche. Mettere mano ai contratti è di per sé molto complesso ed implica il coinvolgimento di diverse funzioni aziendali  (IT, acquisti, servizi generali). Affinché i vari settori possano decidere e confrontare le varie offerte, e tenere sotto controllo l'utilizzo delle infrastrutture di stampa aziendali, occorre eseguire un accurato studio e verificare le modalità di stampa e di utilizzo delle periferiche.

Soluzione

Le soluzioni di tracking e assessment permettono di catturare i dati relativi alle funzioni, di stampa, copia e send-to. I diversi tool a nostra disposizione  permettono di generare report o analisi complesse, partendo dalla situazione in essere e prevedendo nuove funzionalità nell’ambiente di stampa o di workflow. E’ possibile verificare quanto, come e dove si stampi, quali siano gli applicativi utilizzati, quanto e come venga utilizzato il colore, eseguendo le opportune analisi su utenti, centri di costo o macchine. La combinazione di questi dati permette di ottenere un’istantanea della situazione in essere ed una base per la costruzione del nuovo disegno. Il Cliente può utilizzare queste informazioni allo scopo di confrontare le offerte dei vari vendor o, dopo l’acquisto, per controllare i centri di costo.

Vantaggi

Un’accurata e preventiva raccolta delle informazioni sulla stampa ed il workflow, diminuisce sensibilmente il rischio di spese extra  a consuntivo. Il controllo effettivo della stampa si traduce infatti in un controllo dei costi più accurato. Grazie all’utilizzo di tabelle personalizzabili, è possibile attribuire i costi ad ogni device, utente o singola pagina, offrendo una precisa indicazione sui  reali costi di stampa.
Il disegno di un nuovo progetto di stampa e workflow permette un sensibile risparmio economico ed un aumento della produttività. L’utilizzo di nuovi device multifunzione che supportano funzioni di stampa, copia ed invio digitale di documenti cartacei, favorisce un rinnovo tecnologico tramite l’acquisizione di sistemi di gestione documentale.

 

Vedi anche:

Stampa sicura