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Analisi - Flussi e costi

Il processo di analisi e ottimizzazione dei costi proposto da Copyworld consiste nella realizzazione di un progetto condiviso tagliato su misura per la vostra Azienda, strutturato in report e presentazioni dove vengono evidenziate le aree di miglioramento.

L’obiettivo del progetto è apportare maggiore efficienza, qualità e risparmio attraverso l’ottimizzazione di tutti i processi legati alla produzione ed alla gestione dei documenti.

FASE 1 IDENTIFICAZIONE DEGLI OBIETTIVI

Nel momento in cui si stabilisce un incarico per analisi ed ottimizzazione dei costi, è necessario creare un team composto da specialisti Copyworld e personale dell’azienda per rendere più fluidi possibile il recupero di informazioni e l’identificazione dei referenti.
Prima di tutto è necessario stabilire e comprendere quali saranno gli obiettivi generali e le priorità del progetto, ad esempio:
Target in % o Euro di Riduzione dei Costi
Ottimizzazione infrastruttura di stampa e gestione documentale
Automatizzazione delle attività e semplificazione dei processi manuali
Aumento della produttività ed efficienza dei cicli di lavoro
Utilizzo efficiente e controllato dei dispositivi

FASE 2 ANALISI DELLO STATO ATTUALE

In questa fase è necessario individuare e categorizzare gli attuali dispositivi, valutare i volumi di stampa, copia e scansione, l’efficienza dei processi legati alla produzione e gestione dei documenti, individuare i servizi utili a rendere più efficace l’impiego delle risorse.
Procedure da attuare:
Identificare e razionalizzare i dispositivi
Identificare i drivers di costo ed opportunità di miglioramento
Utilizzo di un approccio bilanciato per il dislocamento di devices single e multi function
Gestire e monitorare i volumi di stampa, copia e fax per migliorare efficienza e produttività
Utilizzo efficiente e controllato delle periferiche a colori

FASE 3 REDAZIONE DI UNA PROPOSTA

A seguito della raccolta dei dati realizzata nella fase precedente, viene effettuato uno studio basato sullo stato attuale del cliente e sulle possibilità di miglioramento.
Tutti gli strumenti software utilizzati per stimare i costi attuali si basano, laddove possibile, sulle reali spese sostenute per i costi di stampa e copia oppure su dati statistici medi generati in automatico.
Il risultato finale di questa operazione è un progetto dove vengono evidenziati, aiutandosi con planimetrie e grafici dettagliati, tutti gli interventi e le procedure previste per ottimizzare i costi e la dislocazione delle apparecchiature, e proposte soluzioni integrate per l’automatizzazione della gestione dei documenti.

FASE 4 IMPLEMENTAZIONE

A seguito dell’accettazione della proposta di ottimizzazione da parte del cliente, si entra nella fase di razionalizzazione e implementazione dei sistemi di stampa e soluzioni di gestione documentale.
Questa fase prevede anche sessioni formative per istruire gli utenti sulle nuove funzioni e processi identificati nel progetto, per garantire l‘utilizzo ottimale delle attrezzature e una maggiore soddisfazione degli utenti stessi
Sarà inoltre cura degli specialisti Copyworld affiancare il responsabile IT dell’azienda per l’eventuale implementazione di software di controllo e gestione delle periferiche.

 

Vedi anche:

Progettare per la tua azienda

Gestione delle informazioni

Ottimizzare i processi

MultiFunzioni - MultiSoluzioni

Semplifica la vita

 

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